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Dokumentenmanagementsysteme

Optimieren Sie Ihre Ablage, Verarbeitung und Archivierung

Unser Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Kunden dabei zu unterstützen, verdeckte Kosten bei der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten zu erkennen und drastisch zu reduzieren. Für eine optimale Verwaltung von Dokumenten empfiehlt sich der Einsatz eines passenden Dokumenten-Managementsystems.

Dokumente ja, aber bitte nicht auf meinem Tisch! Hat jemand schon die Rechnung geprüft, wo ist sie doch gleich nochmal?

Erkennen Sie sich wieder? Solche und ähnliche Fragen entstehen oft bei Mitarbeitern, wenn es um die papiergebunden Informationsträger geht. Dabei verbringen Sie mehr Zeit für die Suche, als mit der eigentlichen Dokumentenbearbeitung. Jedoch wächst das Papieraufkommen mit jedem neuen Tag und erschwert die Herrschaft über jedes einzelne Dokument in Ihrem Unternehmen.

 

Jetzt stellen Sie sich vor, Sie gehen zu Ihrem Scanner, legen einen Stapel Dokumente unterschiedlicher Qualitäten ein, drücken einen Knopf und können die eingescannten Schriftstücke leserlich aufbereitet und vor allem über einfache Suchkriterien auf einem Wiedergabegerät (PDA, Tablet, Desktop-PC …) Ihrer Wahl finden. Wäre das etwas für Sie?

Mit Drivve | DM haben wir ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, das solche oder komplexere Anforderungen an die Papierverarbeitung erfüllt. Mit den Komponenten von Drivve bekommen wir den kompletten Lebenszyklus Ihrer Dokumente in den Griff.

 

• Dabei bestimmen Sie in welcher Form die Dokumente erfasst, aufbereitet und gespeichert werden sollen.

• Sie legen fest, wer welche Dokumente bearbeiten und sehen darf.

• Ob iPad oder im Browser am PC, ob allein oder im Team, völlig losgelöst von Ort und Nutzerzahl können Sie auf die Informationen zugreifen.

• Sie bestimmen, ob Dokumente einen Tag, drei Jahre oder 10 Jahre archiviert werden sollen und ob dies revisionssicher geschehen muss.

LRS Output Management ist ein langjährig erfahrener DMS-Entwickler, der uns als Softwarepartner hierbei verlässlich zur Seite steht.

Während Sie arbeiten, sorgen wir für eine sichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Daten, damit sie den Mitarbeitern zentral und per Mausklick zur Verfügung stehen!

Nahezu jede zu verarbeitende Information eines Unternehmens befindet sich auf einem Dokument/Bild in analoger oder digitaler Form und wird auch auf diesem Träger verarbeitet. Ob einfach nur eine Rechnungsprüfung, die Zusammenarbeit an Projekten, Texten oder die Entwicklung eines neuen Designs, alles geschieht auf archivierungsfähigen Informationsträgern, die nicht irgendwo unaufindbar gestapelt werden müssen.

 

Wenige Beispiele

Formen: Dokumente, Zeichnungen, Zkizzen, Notizen, Pläne, Präsentationen …

Branchen: Handwerker, Notare, Öffentlicher Raum, Industrie, Handel …

Abteilungen: Marketing, Vertrieb, Lager, Geschäftsführung …

Arten: Email, Bestellungen, Rechnungen, Angebote, techn. Zeichnungen …

Formate: Papier, pdf, doc, odt, jpg, tiff, xls, ods …

Ein Dokumentenmangementsystem ist eine datenbankgestützte Software mit der Sie den kompletten Lebenszyklus Ihrer Dokumente einfach organisieren können. Scannen, verwalten, bearbeiten und intelligent suchen sind hier die Grundfunktionen, die den Stapel Papier auf dem Tisch beseitigen. Moderne DMS können komplette Bearbeitungsprozesse (Bsp.: Rechnungseingangsprüfung) automatisieren, so dass Sie viel Zeit sparen und sich Ihren eigentlichen Aufgaben widmen können.

Stellen Sie sich folgende Fragestellungen:

 

Wie lange suchen Mitarbeiter wichtige Dokumente mit wichtigen Informationen? Wieso muss der Mitarbeiter ins nächste Zimmer laufen, damit der Kollege für den Abschluss der Rechnungsprüfung die Rechnung erhält? Was kostet unser Archivierungsraum? Sind Fehler bei der Eingabe v. Buchungsdaten entstanden? Wie oft geht ein Dokument mit wichtigen Informationen verloren?

 

Natürlich kann die Liste der Fragen noch weiter geführt werden, diese Fragestellungen zeigen klar, wo die Herausforderungen mit unserem Papier liegen. Je höher der Berg an unternehmensinternen Dokumenten, desto mehr Zeit und damit verbundenen Kosten stecken im Organisieren, Aufinden oder Abtippen. Das ist mehr Zeit, als der einzelne Mitarbeiter dafür hat, denn eigentlich soll dieser ja nur die Informationen verwerten und anschließend wiederaufinbar ablegen.

 

Daraus ergeben sich die wichtigsten Ziele einer DMS-Einführung, Beseitigung des unkontrollierten Papiersammelns,  Zeiteinsparung bei der Bearbeitung, Konzentration auf die Kernaufgaben und schlussendlich Kostenersparnis.

Fragen Sie eine DMS-Beratung an!

Wir beraten Sie ganzheitlich im Bereich des Dokumentenmanagements und finden die passende Lösung für Ablage, Verarbeitung und Archivierung in Ihrem Unternehmen.

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