Nahezu jede zu verarbeitende Information eines Unternehmens befindet sich auf einem Dokument/Bild in analoger oder digitaler Form und wird auch auf diesem Träger verarbeitet. Ob einfach nur eine Rechnungsprüfung, die Zusammenarbeit an Projekten, Texten oder die Entwicklung eines neuen Designs, alles geschieht auf archivierungsfähigen Informationsträgern, die nicht irgendwo unaufindbar gestapelt werden müssen.
Wenige Beispiele
Formen: Dokumente, Zeichnungen, Zkizzen, Notizen, Pläne, Präsentationen …
Branchen: Handwerker, Notare, Öffentlicher Raum, Industrie, Handel …
Abteilungen: Marketing, Vertrieb, Lager, Geschäftsführung …
Arten: Email, Bestellungen, Rechnungen, Angebote, techn. Zeichnungen …
Formate: Papier, pdf, doc, odt, jpg, tiff, xls, ods …
Ein Dokumentenmangementsystem ist eine datenbankgestützte Software mit der Sie den kompletten Lebenszyklus Ihrer Dokumente einfach organisieren können. Scannen, verwalten, bearbeiten und intelligent suchen sind hier die Grundfunktionen, die den Stapel Papier auf dem Tisch beseitigen. Moderne DMS können komplette Bearbeitungsprozesse (Bsp.: Rechnungseingangsprüfung) automatisieren, so dass Sie viel Zeit sparen und sich Ihren eigentlichen Aufgaben widmen können.
Stellen Sie sich folgende Fragestellungen:
Wie lange suchen Mitarbeiter wichtige Dokumente mit wichtigen Informationen? Wieso muss der Mitarbeiter ins nächste Zimmer laufen, damit der Kollege für den Abschluss der Rechnungsprüfung die Rechnung erhält? Was kostet unser Archivierungsraum? Sind Fehler bei der Eingabe v. Buchungsdaten entstanden? Wie oft geht ein Dokument mit wichtigen Informationen verloren?
Natürlich kann die Liste der Fragen noch weiter geführt werden, diese Fragestellungen zeigen klar, wo die Herausforderungen mit unserem Papier liegen. Je höher der Berg an unternehmensinternen Dokumenten, desto mehr Zeit und damit verbundenen Kosten stecken im Organisieren, Aufinden oder Abtippen. Das ist mehr Zeit, als der einzelne Mitarbeiter dafür hat, denn eigentlich soll dieser ja nur die Informationen verwerten und anschließend wiederaufinbar ablegen.
Daraus ergeben sich die wichtigsten Ziele einer DMS-Einführung, Beseitigung des unkontrollierten Papiersammelns, Zeiteinsparung bei der Bearbeitung, Konzentration auf die Kernaufgaben und schlussendlich Kostenersparnis.
